「生成AIの登場により、人の仕事は奪われる」そのような言葉が聞かれるようになりました。
しかし、使い方によっては仕事を進める上での強い味方になります。
では実際どのように活用できるのか、また使用の際にどのような点に注意しなければならないのでしょうか。
本連載では、生成AIの中でも主にChatGPTが人事や採用業務にどのような革新をもたらすのかについて、生成AI家庭教師として企業にコンサルティングを行う佐野創太氏に数回にわたって解説してもらいます。（文：佐野創太）（編集：日本人材ニュース編集部）
前回の記事はこちら▼
【第1回】ChatGPTはプロ人事になり得るか〜生成AIが得意な仕事、苦手な仕事とは？〜
【第2回】新卒採用の面接ヒアリングシートを、ChatGPTで10分で作成～忙しい採用担当は生成AIで先回り～
【第3回】採用活動のアイデア出しは生成AIで〜インターンシップのタイトルを5分で20個以上出すプロンプトを公開〜
【第4回】効果的な1on1の実施を生成AIがサポート～マネジャーの悩みを聞いてくれる熱血教師になんでも相談～
目次
AIをメンターとして使うと、人事がリーダーシップを発揮できる
「現場から業務改善のアイデアを募集しても、沈黙されてしまう…」
人事の方の実際の悩みの声です。業務改善が社員主導でなかなか進まないことに頭を抱えています。
メリットを伝えても「改善案を考える時間がない」と返されたり、現場の負担を考えて「アイディアを募るアンケートやヒアリング」をしても回収率や回答率が20%に止まってしまう。人事主導で考えていくと「押し付けているような気がする…」と悩みがループしてしまいます。
そんな「業務改善が進まない」とみんなが腕組みして沈黙する様子は、まるで氷です。「腕組みの氷」なんて共通言語をつけて、私と人事の方とで解決策を練ることがあります。
どうすれば「腕組みの氷」は溶けていくのでしょうか？会社ごとにベストプラクティスは存在しますが、その中でも「生成AIを使った業務改善の進め方」をお伝えします。あまり知られていませんが、効果の大きい生成AIの使い方の参考になれば幸いです。
まず人事の方と考えたのは「もっと人事がリーダーシップをとってもいいのではないか。そのために最小のコストから始められることは何か」です。そこで注目したのがChatGPTです。
「生成AIでリーダーシップまでは取れないのでは？」と懐疑的に思われたかもしれません。もちろん、リーダーシップを取るのは人事部であり人間です。生成AIで何をしたかは、この先に公開するプロンプトをご覧いただくと見えてくるかと思います。
ポイントはChatGPTに「業務改善のメンター」として振る舞ってもらうことです。貴社では生成AIはどんな存在でしょうか？
例えば今回のように「業務改善が進まない」という目標や成果物があいまいなものは、人間でも得意と不得意が分かれます。しかし、生成AIは要件定義から力を貸してくれるメンターや上司にもなれます。
ここからは、あるIT企業の部長のAさんと私とChatGPTとの対話を掲載します。
自社の営業部の残業時間が増えてきたところから、業務改善を進めることが急務になっていました。 メンターや上司としての生成AIの使い方を、プロンプトを含めて公開します。
人事の悩みを生成AIにも考えさせると、問題を可視化してくれる
始めはシンプルです。生成AIはメンターですから、まずはそのまま悩みを吐露し、ChatGPTに考えてもらいます。人間がすることは「考えてほしいことを書くだけ」です。難しいプロンプトは不要です。
ChatGPTは理由を分解してくれます。
人事部長のAさんはこう感じました。 Aさん：理由を網羅的に列挙してくれると、「うちの会社だとどうだろう」と当てはめやすいですね。人事部だけで考えると、列挙するだけでも1回の会議を使い切ってしまいそうでした。可視化するだけで仕事が早くなりますね。
Aさんの会社では「心理的安全性」に注目しました。 A：特に「心理的安全性の確保」は大事そうです。うちは良くも悪くも「現場主導」なので、アイディアを出したら「その実現性は？」や「言った人がやろう」となりがちです。そうなると「今の仕事で手一杯だから」と意見することを躊躇う気持ちもわかります。
業務改善に必須な作業は「業務プロセスを洗い出す」です。ここから現場の社員と進めようとしましたが、Aさんは「自分でやっていることを整理するって難しいんですよね。客観的になれないし、当たり前にやっていることも多いですし。”毎日やっている歯磨きのプロセスを聞かれても困る”と言われたことを思い出しました」と振り返ります。
ここもChatGPTに整理してもらいましょう。
さっと整理してくれました。
少し見にくいですね。表にしてもらいましょう。そのまま指示を出します。
こちらが出てきた表です。普通の表ですが、さっとまとめてくれるので資料にする時間を減らして、これをもとに考える時間が生まれます。
Aさんから「この表をたたき台に社員に”このプロセスのどこをどう改善したい？”と聞いてみますか」と提案いただきましたが、もう少しChatGPTに力を出してもらいました。
現場は数字を追いかけることが第一の仕事ですので、「選べる状態」にしたかったのです。（もちろん、メンバーを育成したいなどの意図があればここから人間が考えるのもありです） 出したプロンプトはこうです。
先ほどの表に追加されました。
たった15分で生成AIがたたき台を作成、現場が人事に一目を置き出す
ここまでわずか15分です。もちろん現場の視点からしたら十分ではありません。しかし、ここから現場の社員を数名集めて「どこに課題を感じる？」「どの作業に時間がかかってる？」とヒアリングしていくことで、現場からの反応が変わりました。
Aさんは苦笑いしていましたが、こんな声が現場から届けられるようになっています。
●あまり現場を分かっていない人事に聞かれても、一から説明するのが億劫でした。でも選ぶだけにしてくれて楽でした。
●ここまでされたら協力しないとなと思いました。
●「人事は支える仕事」というスタンスがあまり好きではなかったので、ここまで動いてくれて正直驚きました。 現場社員ともChatGPTに指示を出しながら進めることもありました。ここまでアイディアを広げてきたので、収束に向かうプロンプトです。
プロンプトに含めることなくとも、理由と方法を出してきたことから「新人教育にも使えるのではないか」という声が現場から上がるようになりました。
さらに進めたい場合は、今ではプロンプトを入れる必要もありません。ChatGPTが自分でプロンプトをつくって、人間は選べば良くなっています。
「生産性向上の具体例を教えてください。」を選ぶと回答が出てきます。
AIはアイディアを10個でも20個でも、100個でも出すことができます。顔色ひとつ変えることもなく、疲労を感じさせることもなく。
アイディアの発散が得意で、アイディアを絞って深めていくこともできます。
生成AIは大きな組織を動かす小さな勇気をくれる
興味を持った営業部長もこの場に来て「1. テンプレートの活用」を見て、「そういえば中長期施策で提案資料のテンプレ化を進めることになっていたと思うけど、進捗はどうだ」とその場で進捗確認の会議がはじまりました。
Aさんは人事という立場もあり営業会議には参加していなかったそうですが、意図せず参加することになって「現場社員ともっと同じ目線にならないと人事施策もつくれない」と感じたそうです。
人事が営業の現場社員、営業の部長を使った流れを公開しました。
といっても、やったことは生成AIを使って「現場が選びやすいたたき台をつくって、一緒に具体化していった」だけです。
生成AIを自分の部下やアシスタントの代わりとしてだけ使うと、「こんなもんか」で終わる可能性もあります。なんせ、今は他にもたくさん良いツールがありますし、今のツールを生成AIに置き換えるのはコストがかかります。 そんなときには、今回のように上司やメンターとして生成AIを使ってみることを試してみるのはいかがでしょうか？
生成AIは大きな組織を動かす小さな勇気をくれます。
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