(本記事は、中村 圭氏の著書『コピーライターがこっそり教える メールで「失礼な人」にならない方法』＝きずな出版、2022年7月22日刊=の中から一部を抜粋・編集しています)
優秀な人は「連絡の回数」を少なく済ませる
リモート時代のテキスト・コミュニケーションで評価される基準のひとつ。それが、どれだけ「相手の時間を奪わない」かです。とくに、いちばん時間を奪われるのが、やり取りが無駄に続いてしまうメッセージです。
一度で話がまとまらずに、同じ相手から何度もメッセージが来ると、「またこの人か」とウンザリします。逆に、スパッと一度のメッセージで決まる人だと「この人、仕事がやりやすいな」と評価が上がります。メールのやり取りを重ねなくても、仕事の進む人がベストなのです。
メッセージを少なく済ませようとする人は、書き方に工夫があります。
たとえばスケジュール調整でも、何度もメッセージをしてしまう人は、いちいち返信が必要な書き方をしています。
「打ち合わせをお願いします」→「打ち合わせの日時はいつがよろしいでしょうか？」→「明日はどうですか？」→「明日は空いてる時間がなさそうです」→「では1月27日くらいだとどうでしょうか？」→「午前中なら大丈夫です」→「すみません。午前中は厳しくて……」
このように、いつまで経っても決まりません。一方、評価される人は3つくらいの候補日を出してくれます。
「いくつか候補日を挙げさせていただきます。1月25日（月）14時〜17時、1月27日（水）10時〜12時、1月29日（金）13時〜18時。このなかで1時間ほどご都合の良い時間はありますでしょうか？」
こうすれば選ぶ側としては、「では、1月29日（金）14時〜15時でお願いします」と1回のやり取りで終わります。デキる人は当たり前にやっている、ほんの少しの工夫ですが、たったこれだけで相手に与える印象は大きく変わります。
ポイントは「メッセージのやり取りを少なくする」とつねに意識すること。やり取りする量を減らせば、自分の時間が増えます。そして増えた時間で、評価につながる仕事をすればさらに評価が上がります。
メッセージの印象的にも、全体の生産性を上げることでも、やり取りを少なくすることは、評価を上げることにつながるのです。
※画像をクリックするとAmazonに飛びます
