本記事では、会社に組織図が必要な理由について触れつつ、正しい組織図の作り方をご紹介します。「組織図があることは知っているけれども、あまり見ていない」とか「組織図があるのかどうかさえ分からない」という人だけでなく、「普段から組織図をよく確認している」という人にとっても、思わぬ発見があるかもしれません。
メンバーシップ型の企業だと正しい組織図が作りにくい
近年ジョブ型採用が増えてきています。ですが、日本では終身雇用の時代が長く、いわゆるメンバーシップ型の採用が長らく続いてきました。社員は総合職として入社し、まずいろいろな部署を経験してそれから社内での役割を決めていくという会社が依然として数多くあります。
メンバーシップ型の採用を行っている会社では、役職よりも人をベースにして組織図を構築していることがよくあります。例えば、ヒューマンマネジメントができるからマネージャーという職を用意する、という具合です。こういう組織図の作り方にはデメリットがいくつかあります。
まず、会社の業務が各人の能力に依存し過ぎてしまうことです。部下を育成できなかった場合、もちろん、部下に責任が全くないわけではありませんが、主たる責任は当然上司にあるはずです。しかし、先のような会社ではそうは考えません。
「彼はマネジメント能力がある人だから、彼に落ち度はないはず」と考え、別の部署に異動させて環境を変えようとします。人間関係の相性やモチベーションという部下のやりがいに焦点を当ててしまいがちになるため、再現性がありません。
また、こうした組織では、創業メンバーが役員、部長になっていることが多く、経営者が「この人は苦しいときに支えてくれたから」と過去の話をしがちです。情が発生することで世代交代に踏み切れなかったり、異動させたくても理由がなく動かすことができなかったりすることが起きてしまいます。変化が少ない会社になってしまうわけです。
組織図作成における二つの注意点
変化が激しい時代に対応していける柔軟な会社をつくっていくには、組織図の活用が重要です。ここからは、組織図を作成する際の二つの注意点について説明していきます。
組織に必要な役割を明確にする
限られた人を念頭に置いて組織図を描くのではなく、成果を出すためにどのような部署が必要であり、その下にどのような課があればよいか、責任を果たすために必要な人数は何人かを考えましょう。例えば、営業組織を考えると、そもそも一人当たりどれくらいの売り上げを想定し、会社全体のことを考えると何人必要であるかを計算します。
組織図によって一人ひとりの役割を決めていくことで、上司と部下の責任が明確になり、目標と現状のギャップをどのように埋めるか、生産性を上げるために何が必要かなどの分析が可能になります。また、役割で組織図を作ると複数の仕事を兼任している人物がすぐに分かります。これにより、社員数が足りていない可能性があると判断できるわけです。
役割ではなく、今いる社員から組織図を作ろうとすると、その人がいなった途端に傾くような弱い組織になってしまいます。
上司が複数いないようにする
社員の方に誰が上司ですかと質問した際、組織図での上司を回答する人が多いでしょう。しかし、意識上の上司が複数いることはないでしょうか。
例えばトラブルが発生した際、その内容によって、報告すべき相手がばらばらな人がいます。これは、上司が複数いる状態にほかなりません。
こうしたことが起きる組織の特徴は、責任が曖昧だということです。そのため、指揮命令系統よりも能力により上下関係が発生し、組織が機能しない状況になっています。
組織図を定めるときは、常に各人の上司は一人の状態にしなければなりません。
組織図から始まる組織づくり
経営者にとって、組織図は結果を出すために、部下に何を求めるかを決める重要なツールです。現状の組織図を見ることで不足を確認し、未来の組織図を作ることにより、市場で勝つための組織構築が始まります。採用、育成、幹部選定など、組織図をもとに考えるのです。
未来に向けての予算計画と同様に、組織計画も立てて、どのような組織を構築するべきかを考える必要があります。その第一歩が組織図の作成なのです。
