「生成AIの登場により、人の仕事は奪われる」そのような言葉が聞かれるようになりました。しかし、使い方によっては仕事を進める上での強い味方になります。では実際どのように活用できるのか、また使用の際にどのような点に注意しなければならないのでしょうか。本連載では、生成AIの中でも主にChatGPTが人事や採用業務にどのような革新をもたらすのかについて、生成AI家庭教師として企業にコンサルティングを行う佐野創太氏に数回にわたって解説してもらいます。（文：佐野創太）（編集：日本人材ニュース編集部）
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【第1回】ChatGPTはプロ人事になり得るか〜生成AIが得意な仕事、苦手な仕事とは？〜
【第2回】新卒採用の面接ヒアリングシートを、ChatGPTで10分で作成～忙しい採用担当は生成AIで先回り～
【第3回】採用活動のアイデア出しは生成AIで〜インターンシップのタイトルを5分で20個以上出すプロンプトを公開〜
【第4回】効果的な1on1の実施を生成AIがサポート～マネジャーの悩みを聞いてくれる熱血教師になんでも相談～
【第5回】メンターとしての生成AIの使い方～人事と現場が一緒になって業務改善を進めるための生成AI活用法〜
【第6回】添削先生としての生成AIの使い方～スカウトメールの反応率を安全に高める3つのプロ視点を得る〜
気兼ねなく質問できるオンボーディング材料としてのNotebookLM
「中途入社者のオンボーディングがうまくいかなかったり、新人教育のストレスが溜まってしまっている…」
ITコンサルティング企業で人事を担当しているAさんの実際の悩みの声です。
マニュアルを渡しても読まれない、質問が来ても対応に時間がかかる。そんな状況は、まるで「知識のアイドリング」のようです。社内に知識やノウハウはたまっているのに、社員にまで届かず宝の持ち腐れになってしまっています。
「知識のアイドリング」はどう解消できるのでしょうか？やはり「見て盗め」と現場に頼るしかないのでしょうか？
会社として知っておいてほしいことも、現場にとっては後回しになることが多いです。「知識のアイドリング」を解消するには現場社員が「自分ごと」と感じやすい仕組みが必要です。
そこで重宝するのがNotebookLMです。大量の情報を「上から下まで順番に知る」会社発信の情報取得から、現場社員が「知りたい順番で知る」という興味にしたがって取得できるようになります。
人事のAさんは中途、新卒関係なく「業界知識は常に最新状態にしていたい」と考えています。AさんはITコンサルタントとして現場に立っているときに「最新情報を知っていること」の大切さを何度も痛感していました。Aさんと一緒に進めたのは「社内で知っておいてほしい業界知識」を、NotebookLMですぐに「社員が知りたい順番で知りたくなる」学習素材です。
例えば、内閣府政策統括官（経済財政分析担当）が2024年6月7日に公表した「世界経済の潮流 AIで変わる労働市場」という154ページのPDFがあります。これを「読んでおいて」と社内に展開するだけでは、プロジェクトの状況も顧客の状況も違う現場社員からしたら、スルーする対象です。
そこで、NotebookLMならチャットの対話形式で知りたいところから学べますし、要約など全体像を先に知ってから効率よく学べます。例えば簡単に「この資料をわかりやすく3つのポイントにまとめてください。まとめた部分の参考はどのページを見たらいいかも示してください。」と打つだけでも、全体像を参照ページとともに示してくれます。
ChatGPTもPDFを読み込んで回答することはできますが、NotebookLMの方が参照ページが正確です。「PDFを読み込んで正確に回答する」機能に優れています。
さらにピンポイントに知りたいことがある場合は「AIが与える影響は職業によってどう違うかまとめよ。」などと聞きます。
Aさんの会社の社員からはこんな声が届くようになっています。
「”知りたいこと⇨PDFの参照ページ”の順番で読めるので、理解のスピードが上がった」
「新卒社員や第二新卒の知識のなさが気になっていたが、業務時間内に学ばせられる」
「聞きたくても聞けないこともあったが、これならその場で調べられる」
特に「聞きたくても聞けないこともあった」が注目ポイントです。
Aさんの会社に入社する人は、経験が豊富であったり自分のキャリアに誇りを持っている方が多いです。良い点ではあるのですが、「素直に質問する」といった知識やノウハウの交流が活発だったかと問われれば、そうではなかったようです。
そこで生成AIがクッションになることで「ここに書いてあるように」と、知識の共通基盤がつくられるようになりました。もちろん顧客や社内の機密情報を入れることは避けるべきですが、簡単に社内で知識の交流ができるようになったことは、Aさんにとっては「どんな研修よりも効果が高い」と感じるものでした。
新人教育のストレスを低減させるNotebookLMの使い方
Aさんの企業ではもうひとつ、新人教育における悩みがありました。
新人が書いたメールを添削するマネジャーにストレスが溜まっていました。顧客折衝ができるようにするためには大切な作業とはわかっていながらも、「毎年発生する似たような作業」でありマネジャーの生産性を下げていました。
例えば新人が以下の文章をつくったとします。
| ＝＝＝＝＝ 人事部長へ こんにちは。いつもありがとうございます。今回は、私たちが作った新しい人事システムについて紹介します。 このシステムは、従業員の管理を簡単に効率的にできるように作りました。例えば、勤務時間の確認や休暇の申請、業績の評価など、人事部門の仕事をこのシステム1つでできます。 また、このシステムは使いやすさにこだわっています。従業員が簡単に使えるシンプルなデザインで、導入後の研修時間も短くできます。セキュリティー面でも新しい技術を使って、従業員の情報を守ります。 導入前には、まず私たちが貴社の状況を確認して、このシステムをどう活用できるか提案します。その後、貴社の要望に合わせて調整もできます。 私たちのシステムに興味があれば、デモンストレーションを見せます。都合の良い日時を教えてください。 貴社の発展に、私たちも貢献できたらうれしいです。このチャンスを逃さないでください。 よろしくお願いします。 ＝＝＝＝＝ |
意味は通じますが「ビジネスの現場では使えないレベル」です。しかし、そう分かったとしても一から教えるのには時間がかかります。これをNotebookLMを使えば、添削だけでなく「ポイントは何か」「ポイントを知るために学習すべき点」も明らかにできます。添削と指導、学習が同時に進められるのです。
教材は＜新しい「公用文作成の要領」に向けて（報告）＞という文化審議会国語分科会が発表しているものです。これを添付したあとに、以下のように「添付ファイルを教師データ」として添削してもらいます。
すると修正されたメールとともに、修正箇所と修正した点を学習できるようにファイルの参照ページを示してくれます。
Aさんの会社はこのデモンストレーションを受けて、社内の独自マニュアルをつくるプロジェクトが動き出しています。
メールの作り方、企画書の作り方など自社に個人の暗黙知として蓄積されているものをマニュアルにし、かつNotebookLMで社員が参照できるようにするためです。
これを人事部が主導しています。Aさんは変化を以下のように教えてくれます。
＝＝＝＝＝
これまで社員に学習させたいと思っても、どこかお伺いを立てるような気分でした。”お時間があるときに”なんて遠慮がちに情報を発信しています。今は違います。生成AIを使えば社員が学びやすいようにできるとわかりました。自信を持って”学習してください”と言えるし、学習してほしい内容を自分たちが主導してつくるようにもなっています。
＝＝＝＝＝
生成AIを使うと人事部主導で「属人化の解消」が達成できる
全7回を通じて、人事がこれまで担ってきた会社づくりの機能をさらに効果のあるものにするための生成AIの使い方をお伝えしました。
生成AIを活用すれば、新卒採用活動における面接のヒアリングシートやインターンシップのタイトルを即座に大量につくるパートナーとして活躍してくれます。スカウトメールの反応率を上げる「添削先生」として使ったり、業務改善を進める「メンター」としての活用法もあります。
生成AIの使い方は検索、生成、対話です。中でも、一番効果があるのは「対話」です。
会社における対話には2種類あります。一つ目が社員が自分で問いを立てて精度の高い答えを出す対話。生成AIは問いを発してくれるパートナーです。そして二つ目が社員同士の対話です。今は属人化しがちです。
しかし、「そのひとが退職すればノウハウも経験も失われる」時代は終わらせられます。生成AIによってノウハウを社員が学びやすい形に置き換えることができるようになっています。人事部主導で経営の悲願の一つである「属人化を解消して組織を強くする」ができるようになっているのです。人事は現場や経営者が抱える「これは何とかしたいけどずっとできていない」という、緊急性は低いが重要度が高い課題を自ら解決できるようになります。生成AIの進化によって人事部は「会社をよくする役目」を再認識しやすくなっているのです。
生成AIによって組織を強くする。そんな時代の最前線に立っているのは、生成AIをキャッチアップする人事です。これからも生成AIはどんどん進化していくでしょう。人事担当者として、情報のキャッチアップをし「属人化を防いで組織を強くするにはどうすればいいか」を模索することがこれから求められていきます。
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【第1回】ChatGPTはプロ人事になり得るか〜生成AIが得意な仕事、苦手な仕事とは？〜
【第2回】新卒採用の面接ヒアリングシートを、ChatGPTで10分で作成～忙しい採用担当は生成AIで先回り～
【第3回】採用活動のアイデア出しは生成AIで〜インターンシップのタイトルを5分で20個以上出すプロンプトを公開〜
【第4回】効果的な1on1の実施を生成AIがサポート～マネジャーの悩みを聞いてくれる熱血教師になんでも相談～
【第5回】メンターとしての生成AIの使い方～人事と現場が一緒になって業務改善を進めるための生成AI活用法〜
【第6回】添削先生としての生成AIの使い方～スカウトメールの反応率を安全に高める3つのプロ視点を得る〜
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