昨今の採用現場では、人材不足などの影響から多くの人事担当者がほぼ1年中、採用業務に追われ続けるケースが多くなっている。こうした問題から採用活動に悪循環が生じたときには、業務の一部を切り出し、アウトソーシングサービスの提供企業に依頼するのも一つだ。 アウトソーシングをどのように活用しながら業務を進めていくかについて、日本人材ニュース編集部が解説する。（文：日本人材ニュース編集部）
アウトソーシングできる人事業務の特徴
具体的に何の業務をアウトソーシングするかは、企業によって異なる部分がある。ただ、アウトソーシングする・しないという判断をするうえで一つの目安になるのが、その業務が「コア業務とノンコア業務のどちらに該当するか」だ。
コア業務とは、企業の利益創出に直結する重要性の高い業務を指す言葉だ。
人事部門の業務でいえば、MVV（ミッション・ビジョン・バリュー）や採用戦略の策定などは、企業全体の事業活動や採用活動の方向性を示すものであるから、コア業務に位置づけられることが多いだろう。
一方でノンコア業務は、給与計算、勤怠管理、エンゲージメント測定・集計、企業パンフレットの発送といった標準化やルーティン化がしやすい補助的な業務になる。 ノンコア業務を外部にアウトソーシングすると、人事担当者の負担が軽減し、コア業務に注力しやすくなるだろう。
採用業務アウトソーシングとは
今回は、人事業務のアウトソーシングのなかでも特に効果が高い「採用業務」について、詳しく見ていこう。
冒頭でも触れたとおり、人事部門の仕事全体に対して採用業務が占める割合は、多くの企業で年々大きくなっている。採用活動の負担から人事担当者が疲弊すれば、自社に合う人材の魅了付けや内定者フォローなども疎かになり、結果として機会損失につながってしまう。また、日々の業務に追われてばかりいると、長期的な視点も持てなくなる可能性が高い。
こうした悪循環から脱却するためには、採用業務のアウトソーシングができる会社に以下のようなノンコア業務を中心とする各種サポートを依頼するのも一つだ。
・スカウトメール等の配信
・インターンシップや説明会の受付
・インターンシップや説明会の参加履歴登録
・次回選考の案内
・リマインドメール配信
・内定通知書の発送 など
上記のようなノンコア業務を外部にアウトソーシングすれば、人事担当者は、優秀な人材の獲得のみならず、社員の定着や育成を含めた中長期的な戦略や施策に力を注ぎやすくなる。
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採用業務アウトソーシングの注意点
採用業務をアウトソーシングする場合、一つ注意点がある。それは、外部の業者に任せっきりにすることなく、自社できちんと主導していかなければならない点だ。
たとえば、自社が指定した要件で、外部業者に大量のスカウトメールを送ってもらうと仮定する。この場合、スカウトメールで集まった人材と実際に面接をしてみたところ、自社のイメージとは少しズレていることが起こったりもする。
こうしたときには、外部業者と密なコミュニケーションをとり、早い段階で認識のズレを解消しておく必要がある。
また、アウトソーシングを依頼した企業と一緒に、定期的な振り返りをすることも大切だ。
採用目標に対する定量的な結果や、依頼をして良かったこと・悪かったことなどの定性的な結果を洗い出し、その理由・原因を一緒に考えることで、アウトソーシングの内容や外部企業との関係性を少しずつブラッシュアップできるようになる。
定期的な振り返りやミーティングで相互理解や良好な関係構築が実現すると、信頼し合えているパートナーとして二人三脚で採用活動を進めていけるようにもなっていく。
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フリーランスに人事業務をアウトソーシングする
人事業務のアウトソーシングでは、人材紹介会社などの企業のほかに、人事の経験豊富なフリーランスに依頼することも可能だ。それぞれの仕事が得意なフリーランスを見つけることで、質の高い業務をスピーディーに進められる。フリーランスの場合、費用面のメリットも大きい。
たとえば、いわゆる採用代行の企業にアウトソーシングを依頼する場合、固定報酬だけで毎月数十万円もの費用がかかってしまうケースが多い。これだけ多くの費用を一つの企業に支払い続けることが難しい場合、フリーランスに繁忙期だけスポットで依頼をしたほうがコストを大幅に抑えやすくなるだろう。
アウトソーシングで業務効率化や負担軽減を目指すのであれば、事前に自社の課題やノンコア業務を洗い出し「どういう人材に、どの業務を依頼するか」を明確化しておく必要がある。また、少ない予算のなかで、依頼したいノンコア業務がたくさんある場合は、洗い出した業務に優先順位付けをすることも必要だろう。
まとめ
採用業務の負担が大きくなっているときには、標準化・ルーティン化できるノンコア業務を外部にアウトソーシングするのも一つだ。
人材紹介会社や採用代行会社などに数万円～数十万円の費用を毎月払い続けることが難しい場合は、人事部門の経験豊富なフリーランスに繁忙期だけスポットで依頼をしてもよいだろう。 アウトソーシングの効果を高めるためにも、外部の企業やフリーランスと密なコミュニケーションや定期的な振り返りは必ず行う必要がある。
