経費
(画像=PIXTA)

経営者としては、できるだけ経費を計上して節税対策をしたいもの。とはいえ、経費で落とせる領収書はどこまでか、判断に迷う場面もあるのではないだろうか。本記事では領収書を経費計上する際のポイントを、「経費の考え方」「領収書の扱い」の2点から解説する。

目次

  1. 【ポイント1】経費として認められる範囲の支出か――「経費」の基準を押さえる
    1. 経費にできるもの
    2. 経費にできないもの
    3. 経費計上の「時期」にも注意
  2. 【ポイント2】領収書は証憑書類として信頼性が高いか――記載内容や代替書類を押さえる
    1. 領収書に記載するべき項目とは?
    2. 領収書がなかったり、不備があったりした場合は?
    3. 領収書の保存期間・方法は?
  3. 範囲を超えた領収書の経費計上に注意。節税のはずがペナルティにつながることも
  4. 経費で落とせる領収書について、全社的に理解を深めよう!

【ポイント1】経費として認められる範囲の支出か――「経費」の基準を押さえる

まずは、「経費」として認められるものの条件を押さえておこう。国税庁は、必要経費に算入できる金額を次のように定義している。

【1】 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
【2】 その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

つまり、「事業に関わる支出」「会社の売上に関わる支出」が経費として認められると考えればイメージしやすいだろう。

では、具体的に経費にできるもの・できないものには、それぞれどのような項目があるのだろうか。領収書が発行されるものを中心に、判断が難しいケースについては事例も交えながら解説していこう。

経費にできるもの

領収書の発行が可能なもののうち、経費にできる主な項目には以下のようなものが挙げられる。

消耗品費
文房具やホワイトボードなどの事務用品、デスクやキャビネット、オフィスチェアなどの大型家具、パソコン周辺機器、少額のパソコンやタブレット など。

※原則、10万円未満の物品の購入にかかる費用だが、10万円以上の物品であっても使用可能期間が1年未満である場合には、消耗品に計上することができる。
旅費交通費
通勤・営業活動・打ち合わせなどにかかる交通費(電車、バス、タクシー、新幹線、飛行機など)、外回りで自動車を使ったときの駐車料金、出張先での宿泊費 など。

※ICカード利用の場合は、チャージ料金の領収書をそのまま経費で落とすことはできず、交通機関を利用した区間の料金のみ経費計上する必要がある。
接待交際費
従業員や取引先との打ち合わせでの飲食代、冠婚葬祭での祝金・香典、お中元・お歳暮 など。

※会食の場合、1人あたりの食事代が5,000円以下の場合は「会議費」として計上する。また、交際費が全額非課税になるのは年間800万円まで。
会議費
会議や打ち合わせでの施設使用料、弁当代、飲料代 など。
広告宣伝費
広告掲載料、パンフレット・チラシ・ポスター制作費、名刺作成費用、ショーウィンドウの陳列費用 など。
新聞図書費
事業に必要な新聞・雑誌・書籍の購入費用。
福利厚生費
健康診断の費用、残業した従業員の食事代、社員旅行の費用 など
租税公課
印紙税、登録免許税、自動車重量税、法人事業税、固定資産税、都市計画税、不動産取得税、自動車税・軽自動車税、自動車取得税 など

※経費にできない税金は後述。
寄附金
国または地方公共団体に対する寄附金(震災の義援金など)、指定寄附金(赤い羽根募金など、財務大臣が指定したもの)。

※その他の寄附金(認定NPO法人、町内会、政治団体、寺社や宗教法人などへの寄附金)は、損金算入限度額の範囲内でのみ経費計上できる。
諸会費
業界団体の年会費、法人用カードの年会費 など。
地代家賃
事務所・店舗・倉庫・工場・社宅の家賃や礼金、事務所の社用車用の駐車場代 など。
損害保険料
事務所や店舗の火災保険、社用車の自動車保険 など。
修繕費
事務所・店舗の修繕費、社用車・機械設備の保守管理費用・修理費用 など。
水道光熱費
事務所・店舗の電気料金、水道料金、ガス料金 など。
通信費
電話料金、インターネット料金、郵便代(切手・はがき) など。
荷造運賃
商品の配送料、荷造りひもやガムテープ、梱包材の購入費 など。
支払手数料
銀行の振込手数料、両替手数料 など。

・【事例1】社長の生命保険料は経費にできる?

会社が契約者(死亡保険金受取人)、社長が被保険者になる法人契約の生命保険の場合は、保険料の一部または全額を経費にできる。この場合の生命保険料は、社長が死亡した場合の事業的リスクに備えるための支出であるからだ。同様に、法人契約の医療保険やがん保険の保険料も経費計上することができる。

ただし、契約内容によっては全額経費にできない場合もある。また、社長が死亡した際の保険金や、社長が存命中に退任した場合の解約返戻金は収益の扱いになり、法人税が課せられる点も覚えておきたい。

・【事例2】社長用の高級車の車両代は経費にできる?

「業務に必要である」と常識的に認められる範囲なら、車両代も経費にできる。目安としては、車体価格1,000万円程度までが許容範囲と考えておこう。

厳密には、社用車本体の購入費は「減価償却費」として複数年(新車なら6年)にわたって経費計上する。なお、プライベート用を兼ねる場合は、業務で利用する割合分のみを経費として計上しなくてはならない(平日だけ業務利用する場合は7分の5など)。

経費にできないもの

経費にできるものの裏返しだが、「事業に関係のないもの」「個人的な支出」は、たとえ領収書があったとしても経費にはできない。経費にできない領収書をすべて列挙することは難しいが、経営者が判断に迷いやすいケースをいくつかの事例から見てみよう。

・【事例1】社長のスーツ代

社長のスーツやバッグなどの購入費用は、たとえそれらが仕事用のものであっても、経費にはできない。業務に必要な衣服の購入費用は、「給与所得控除」の範囲に含まれているためだ。

給与所得控除とは、個人の所得税が課される課税所得を計算する過程で、収入から一定の金額を差し引くこと。従業員が仕事のために、文具や会社の制服の購入費用、交際費などを自己負担する場合があることを踏まえて設けられている。例えば、年収が1,000万円の場合、220万円が給与所得控除として差し引かれ、課税所得のベースとなる給与所得が算出される形だ。

つまり、社長のスーツを会社の経費として計上(=法人所得から控除)すると、社長個人の給与所得控除と重複して差し引かれてしまうことになる。

・【事例2】同業者組合でのゴルフコンペ費用

同業者組合によるゴルフコンペの参加費は、「親睦を深める目的のものであり、売上にはつながらない」とみなされるため、経費としては認められないのが一般的だ。これに対して、取引先とのゴルフのプレー代は、「売上につながる接待である」とみなされるため、接待交際費に計上できる。

・【事例3】役員のみで行く観光旅行

役員のみで慰安目的の旅行に行く場合は、「社員旅行」として福利厚生費には計上できない。この場合の費用は「役員賞与」とみなされ、所得税の課税対象となる。

福利厚生費は、全社員が等しく受けられるサービスにかかる支出のみが認められる点に注意したい。したがって、例えば「営業の成績優秀者のみご褒美として旅行に行ける」というケースも社員旅行とは認められず、「給与所得」という形になる。

・【事例4】会社に課された法人税

法人税は会社の所得に課される税金であり、事業上必要な商品・サービスの利用にかかる税金ではないため、経費には計上できない。同様に、相続税や法人住民税、社用車乗車中の駐車違反やスピード違反の罰金なども、経費には計上できない。

経費計上の「時期」にも注意

場合によっては、経費に計上できる支出ではあるものの、“その年の”経費にはならないものがある。言い換えれば、領収書に記載された日付と経費計上時期にズレがあるパターンがあるのだ。

経費は原則として、その事業年度のうちに債務が確定している金額を計上していくのがルール。「債務が確定している」とは、その年の12月31日までに(1)注文や契約などが確定しており、(2)物品やサービスの提供を受けており、(3)物品やサービスの代金が確定していることを指す。
例えば、次のようなケースでは、領収書が当年の日付であっても翌年の経費として計上しなければならない。

○翌年分として計上する必要がある主なケース
・2020年12月28日に店舗で代金を支払い、同日付の領収書を受け取ったオフィス家具が、2021年1月5日にオフィスに配送された。
・2020年12月28日にECサイトで業務用書籍を購入し、同日付で領収書が発行されたが、商品を受け取ったのは2021年1月5日だった。
・2020年12月28日に駅の窓口にて、1月15日の出張で利用する新幹線のチケットを購入し、同日付の領収書を受け取った。(チケットを受け取っただけでは「サービスの提供を受けている」とはいえない)

これらはいずれも、2020年のうちに「(2)物品やサービスの提供を受けている」という要件を満たしていない例だ。日常的に起こる可能性があるケースであるため、注意しておきたい。

【ポイント2】領収書は証憑書類として信頼性が高いか――記載内容や代替書類を押さえる

経費計上が可能な範囲の支出であっても、「その支出が経費であること」の証拠(証憑書類)となる領収書に不備がある場合は、経費として認められないケースがある。証拠として信頼性の高い領収書の条件を、3つの点から解説していこう。

領収書に記載するべき項目とは?

そもそも「領収書」は、支払いをした事実を証明することを目的とした書類だ。税務上は領収書に書式のルールがあるわけではないが、領収書として成立するためには、以下の事項が記載されていなければならない(消費税法第30条9項1号)。

○領収書に記載する必要がある事項
・領収書を発行した人(領収した者)
・取引の日付
・取引の目的、内容(但し書き)
・支払われた金額
・領収書を受け取る人(支払いを行った人。宛名)

これらが記載されていれば、「受領書」「お買い上げ票」といった書類や、レシートであっても証拠として機能する。また、以下の事業に関する取引では、宛名のない領収書であっても利用が可能であると法令で定められている。

○宛名のない領収書が認められる事業
・小売業
・飲食店業
・写真業
・旅行業
・旅客運送業(バス、鉄道、航空会社など)
・駐車場業

したがって、コンビニやカフェで受け取るレシートは、宛名が記載されていなくても領収書の条件を満たしていることになる。むしろ、購入した内容が詳細に印字されているレシートは、手書きの領収書よりも税務上信頼性が高いとみなされる傾向にあるのだ。

気を付けておきたいのは、領収書の宛名が「上様」となっていたり、但し書きが「お品代」と省略されていたりする場合。必ずしも経費の証拠として認められないわけではないが、証拠力としては劣るため、税務調査の際に目に付くと調査官の心証を悪くする恐れがある。

特に金額の大きな領収書は調査官に注目されやすいため、発行してもらう際には正確に記載してもらうよう、店舗や業者に伝えておこう。

領収書がなかったり、不備があったりした場合は?

「経費の支払時に領収書を発行してもらえなかった」「受け取った領収書を紛失して再発行できなかった」「受け取った領収書に不備がある」などのケースでは、以下の方法で代替が可能だ。

・【方法その1】領収書を補完する書類を保存する

以下のような書類は、領収書を補完する書類として利用できる。

パーティーや新年会・忘年会の参加費を払った場合
招待状の原本、開催通知メールをプリントアウトしたもの
慶弔金の支出があった場合
祝儀袋の表書きをコピーしたもの、香典返しのお礼状
銀行振込で代金を支払った場合
銀行の振込受領書・振込明細書、預金通帳の記録
クレジットカードで代金を支払った場合
商品・サービスを販売した店舗などから受け取るクレジット売上票や利用明細書。

※これらもない場合は、クレジットカード会社から送付される利用明細や請求明細でも補完可能。
※商品・サービスを販売した店舗などから領収書を受け取ることもあるが、「クレジット払い」と記載されている場合には、正式な会計処理では認められない。

・【方法その2】出金伝票を使う

出金伝票は、主に次のようなケースで使うことができる。

・上述の補完書類を保存することも難しい場合(自動販売機で飲料を購入したとき、食事代を割り勘したときなど)。
・上述の補完書類の証拠力を高めたい場合。
・領収書に不備がある場合(白紙領収書、領収書の印字が不明瞭、領収書の記載内容に不足や誤りがある)。

出金伝票の記載内容としては、以下の4点が必須だ。

○出勤伝票に記載する必要がある情報
・支払いをした日付
・支払先
・支払いの目的・商品やサービスの内容(摘要)
・支払った金額

なお、書式については市販の出金伝票のほか、「仮払精算書」「立替経費精算書」など、企業で独自に定めた書式でも問題ない。

領収書の保存期間・方法は?

証憑書類である領収書(補完する書類を含む)は、法律で保存期間が定められている。したがって、経費精算が終わったからといって、あるいはその年の決算が終わったからといって、すぐに破棄してはならない。正しい保存期間や保存方法について、もう少し詳しく確認していこう。

・領収書の保存期間

その事業年度における確定申告書(法人申告書)の提出期限の翌日から7年間、領収書を保存しておく必要がある。

・領収書の保存方法

認められる保存方法は、その領収書を受け取った取引が、インターネット上で発注・契約した「電子取引」か「それ以外」かによって変わってくる。下記のとおり、紙媒体だけでなく、電子データでの領収書の保存が認められているケースもある。

電子取引の場合それ以外の場合(実店舗など)
保存方法・領収書をプリントアウトしたもの
・オリジナルの電子データの領収書
・電子計算機出力マイクロフィルム(COM)形式
・オリジナルの紙媒体の領収書(原則)
・領収書をスキャンした電子データ
税務署長の承認不要必要(スキャナ保存制度)

いずれの場合も、電子データで領収書を保存するための要件として「真実性の確保」「可視性の確保」が求められているが、スキャナ保存をするケースのほうが、それぞれの要件を満たすために必要な措置が多くなっている。

例えば「正確性の確保」でいうと、電子取引の領収書をオリジナルの電子データで保存する場合には、システムの説明書や文書管理規定を備え付けるだけで、「正確性の確保」の要件を満たすことができる。これに対して、紙媒体の領収書をスキャナ保存する場合には、認定タイムスタンプの導入や、スキャン期限の設定、解像度の確保といった措置も、要件を満たすために必要になる。

以上を見ると、「紙でもらった領収書は紙のまま保存したほうが、メリットが大きいのではないか?」という印象を受けるかもしれないが、スキャナ保存制度は要件緩和の方向に動いている。現に、2016年の税制改正ではスマートフォンのカメラで撮影した領収書の写真を保存することが認められるようになったし、「平成31年度税制改正大網」でも、スキャナ保存制度のさらなる見直しを行うことが明記されている。

当初のコストはかかるかもしれないが、ペーパレス化によるコスト削減・業務効率化・バックアップの確保といった観点から、領収書のスキャナ保存を検討する余地は十分にあるだろう。

範囲を超えた領収書の経費計上に注意。節税のはずがペナルティにつながることも

領収書をできるだけ経費計上すれば、そのぶん節税効果は期待できるものの、言うまでもなく、それは経費として認められる範囲の領収書である場合に限られる。

経費として認められない領収書まで経費で落として法人税の申告を行っていると、「不自然な申告である」として税務調査の対象になりやすい。特に、同業他社と比較して経費が多かったり、その内容が異なっていたりするケースは目立つ傾向にある。

税務調査で経費の証拠である領収書が確認された結果、経費を否認されると、不足分の所得税や消費税を支払うことになる。加えて、「延滞税」「過少申告加算税」などの罰則的な税金を支払わなければならない。特に、偽装や隠蔽などの不正を行っていた場合には、重加算税として、未納分の35%または40%という重いペナルティが科せられることになる。このような結果になると、節税どころか不要な出費が増えてしまうだろう。

さらに、このように税務調査での指摘を受けて修正申告を行った場合は、銀行からの融資に影響が及ぶ恐れもある。銀行は融資の可否を判断する際、決算報告書だけでなく法人申告書も参照しているためだ。

節税効果を高めることはもちろん、こうした問題を防ぐためにも、経営者は「経費にできる領収書」のポイントを確実に理解しておこう。

経費で落とせる領収書について、全社的に理解を深めよう!

領収書を経費で落とす際には、「事業の経費として認められる範囲か」「領収書の証拠力は確保されているか」の2点を押さえることが重要だ。経営者自身だけでなく、従業員もこれらのポイントを理解できるよう、社内ルールを整備するなどの対策を講じたい。経費と領収書に関する適切な判断を全社的に徹底することで、ペナルティを避け、確実に節税しよう。

文・THE OWNER編集部

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