商品の在庫管理や購入したお客様へのサンクスメールなど、業務数が多く、負担を軽減できないかと考えているEC運営者もいるのではないでしょうか。このような問題を解決するには、在庫連携・管理システムの導入がオススメです。
本記事では、店舗とECサイトに在庫連携・管理システムを導入することで解決できるトラブルについて紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
なおfutureshopでは、在庫連携や商品管理、受注管理などができる店舗運用管理サービスと連携しています。詳しく知りたい方は、下記もあわせてご覧ください。
目次
在庫連携とは？
在庫連携とは、受注状況や仕入れの状況に応じて在庫数を常に最新にすることを指します。
適切な在庫数を保てていないと、販売機会を損失したり、ロスが発生したりする恐れがあります。そのため、在庫数を多く抱えていたり、商品数が多かったりする場合は、特に在庫連携が重要といえるでしょう。
在庫連携がされておらず在庫管理が複雑な場合に起こるトラブル
ECサイトの運営において、しっかりと在庫連携や管理がされていないと、下記のようなトラブルが発生する可能性があります。
・対応業務が多岐にわたり混乱やミスが発生しやすい
・属人化した業務が発生しやすい
・ヒューマンエラーが多発する
・適切な在庫数を保てない
・売り越しのリスクがある
それぞれのトラブルについて詳しく見ていきましょう。
業務数が多く混乱しやすい
ECサイトでは、注文を受けた後にサンクスメールや出荷メールなどを顧客に送る必要があります。さらに在庫がない場合は、早急に倉庫へ発注するなど様々な業務を行わなくてはなりません。
ECサイトはもちろん、実店舗や複数店舗を運営している場合は、業務数が多くなり、何から行えばよいのかわからなくなる可能性があります。特に繁忙期は、混乱によってミスが発生しやすくなるでしょう。
属人化した業務が発生しやすい
在庫管理や顧客対応は、対応するスタッフが違う場合が多く、属人化してしまうケースがあります。
ECサイトが小規模な場合は、限られたスタッフのみでも対応できるかもしれません。しかし、規模が大きくなると業務の確認や引き継ぎに時間がかかり、対応しきれなくなる可能性があります。
ヒューマンエラーが多発する
ヒューマンエラーが発生しやすいのも、在庫連携や管理の不足が原因で起こるトラブルの一つです。
多くの業務を手作業で行うとなると、発注数量のミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に、在庫管理や連携不足により起こるミスは、安定した事業運営を脅かすリスクが高まります。
適切な在庫数を保てない
複数の店舗を運営していたり、実店舗とECサイトの在庫を別々で管理されている場合などは、必ず在庫数をリアルタイムで把握し、適切に保つ必要があります。
人気商品が売り切れてしまったり、定期販売商品の在庫が不足していると安定した収益確保が難しくなり、経営難につながる可能性もあるでしょう。
売り越しのリスクがある
在庫連携がなされていないと、売り越しのリスクが高まります。売り越しとは、在庫数を上回る受注を受けてしまう状態を指します。売り越しが発生すると、注文をキャンセルする作業が必要となり、人的コストに加え期間損失まで発生してしまいます。
さらに、キャンセルをお客様に連絡することでクレームや信頼感の低下、ひいては低評価レビューがつくことリスクもあります。
店舗とECの在庫連携・管理システムを導入することで解決できる課題
店舗とECの在庫連携・管理システムの導入によって期待できる効果は、次の5つです。
・過剰在庫や商品ロスを防げる
・ヒューマンエラーや属人化を防げる
・業務負担の軽減と業務効率化の実現
・各メールを自動配信してくれる
・物流倉庫・倉庫管理システムとスムーズに連携できる
・オムニチャネル化の促進
それぞれ効果について詳しく見ていきましょう。
過剰在庫や商品ロスを防げる
在庫連携を行うことで、適正な数の在庫を常にキープできます。在庫管理が適切になれば、過剰在庫によって発生していた保管スペースや、不良在庫のコスト削減などが期待できるでしょう。
また、一部店舗で指定する在庫数を下回った場合は、指定した店舗のみで販売することも可能です。売上が少ない店舗の在庫を売上が多い店舗に回すなどの調整ができるのも、在庫連携・管理システムを導入するメリットといえます。
ヒューマンエラーや属人化を防げる
管理システムを導入すると多くの業務が自動化されるため、ヒューマンエラーを軽減できます。
また、社内全員にシステムの操作方法などを共有しておくことで、業務が属人化するリスクも軽減できるでしょう。新人・ベテランに関係なく担当できるようになるため、より業務を円滑に進めやすくなります。
業務負担の軽減と業務効率化の実現
在庫連携・管理システムを導入することで、業務負担の軽減と業務効率化の実現も期待できます。
店舗やECサイトで別々に在庫を管理する手間が減り、業務量が軽減されます。また、スタッフがコア業務に専念できる環境を作れるようになり、全体的な業務効率が向上するでしょう。
各メールを自動配信してくれる
管理システムは、サンクスメールや出荷メールなどを自動で配信してくれます。システムがメールの内容や宛先などを整理し、自動で判別して送信するため、手作業で行うよりも正確かつ効率的なメール送信が可能です。
従業員が行う事務作業も減るため、よりコア業務に専念できるようになるでしょう。
物流倉庫・倉庫管理システムとスムーズに連携できる
物流倉庫や倉庫管理システムと連携することで、効率的に商品の入荷処理が行えるのも在庫連携・管理システムを導入するメリットの一つです。在庫連携システムによって正確な在庫数が入力されていると、倉庫に商品が入荷した際に在庫情報がリアルタイムで更新されるため、スムーズに受注できます。
出荷する際にもシステムから自動で指示が出ると、手動での確認や作業指示などの手間が省けるため、配送までの時間を短縮できる点もメリットです。出荷までの時間が短いと、顧客の満足度も向上するでしょう。
オムニチャネル化の促進
店舗とECサイトの在庫を連携することで、オムニチャネルにも対応できます。顧客はECサイトで購入した商品を店舗で受け取ったり、ECサイトで在庫情報を確認してから店舗に来店したりなど、様々な方法で商品を購入できます。
在庫情報が顧客にリアルタイムで共有されることで、機会損失の抑止になり売り上げアップも期待できるでしょう。
店舗とECの在庫連携・管理を行うにあたって知っておきたいこと
店舗とECの在庫連携・管理を行うには、システム導入のために費用がかかったり、使いこなすために時間がかかったりします。ここからは、在庫連携・管理を行うにあたって知っておきたいことを2つ紹介します。
費用がかかる
システムを導入するには初期費用やランニングコストがかかります。継続して費用がかかるため、予算の範囲内で導入できるシステムを検討しましょう。
ただし、ヒューマンエラーや販売機会の損失を防げることを考えれば、トータルコストは今より減る可能性があります。導入コストと得られる効果のバランスを考えたうえで、店舗の状況や予算に合うシステムを選ぶとよいでしょう。
使いこなすのに時間や労力がかかる
システムは導入して終わりではなく、使いこなせるようにならなくてはなりません。従業員全員が使いこなせるようになるためには、マニュアル作成や研修などが必要です。時間や労力がかかる点を頭に入れておき、計画的に導入の準備を進めることをオススメします。
また、万が一トラブルが発生した場合などにも備え、サポート体制が充実しているシステムを導入すると安心して利用できるでしょう。
店舗とECの在庫連携・管理はfutureshopにお任せください
futureshopは、在庫連携や商品管理、受注管理などができる店舗運用管理サービスを始めとする豊富なサービスと連携しているため、自社に合ったサービスを見つけやすいのが特徴です。API連携に対応しているサービスもあります。
店舗とECサイトの在庫連携・管理を検討している方は、ぜひ一度futureshopにご相談ください。
まとめ
店舗とECサイトの在庫連携・管理を行うことで、在庫数を適切に保てたり、ヒューマンエラーを軽減できたりなど多くのメリットが期待できます。従業員の業務が多くてお困りの場合は、在庫連携・管理システムの導入をするのをオススメします。
ただし、在庫連携・管理システムには、ランニングコストがかかったり、使いこなすのに時間がかかったりするなどのデメリットが伴うことも理解したうえで検討することが大切です。
