年末あたりになると、会社のバックオフィスでは源泉徴収票や支払調書の作成する時期に差し掛かる。同時に従業員や取引先となっている人は、それらを受け取る時期となる。これらは実際にはどのような書類であろうか。それについて解説する。
法定調書とは？
源泉徴収票や支払調書は、法定調書と呼ばれる書類である。法定調書は、会社や個人事業主が支払った内容等について税務署に報告する書類である。税務署は提出された書類により資金の流れを把握して、ときには税務調査を行うべきところを決定する。
年に1回1月に提出する
例外もあるが、大抵の法定調書は年に1回、1月に昨年の実績について税務署に提出することとなっている。なお源泉徴収票は税務署以外にも、年金や給与を支払った先にも交付することとなっている。
法定調書は60種類もある
現在、法定調書は60種類ある。その中には、給料の源泉徴収票や報酬等の支払調書といった一般の人に馴染みのあるものから有限責任事業組合等に係る組合員所得に関する計算書といった一部の人にしか使われないものまである。
ここではその全てについて説明することはできない。そのため馴染みがあり、これから提出する機会が増えると思われる法定調書について説明することとする。
源泉徴収票とは？
源泉徴収票は給与、退職金や公的年金について年内の支払額、源泉徴収税額等を記載するものである。これらの特徴は必ず支払い相手に交付されなければならないことである。ここではこれらの源泉徴収票について説明する。
給与所得の源泉徴収票
ある年の1月から12月に支払った給与の内容について記したものが給与所得の源泉徴収票である。
・記載内容
通常、源泉徴収票は支払額と源泉徴収税額のみが書かれるものである。しかし、給与所得の源泉徴収票は、年末調整を行っている関係もあり、社会保険料や生命保険料、住宅ローン関連の控除金額等、確定申告について記載が必要となる事柄についても記されている。
・給与支払報告
給与所得の源泉徴収票は支払い相手や税務署に交付・提出する必要がある書類である。これとは別に市区町村あてに給与所得の源泉徴収票と同じ内容を報告する書類である、給与支払報告書を作成して提出することになっている。
退職所得の源泉徴収票
退職金を支払った場合、通常は退職所得の源泉徴収票を交付することとなっている。
・作成の対象となる人
退職金やそれに準ずる金銭等を支払った者について退職所得の源泉徴収票を作成しなければならない。ただし、死亡退職の場合は退職所得の源泉徴収票ではなく、「退職手当金等受給者別支払調書」を作成して提出することとなる。
・記載内容
退職所得の源泉徴収票については内容に応じて以下の3つに分け、支払金額、国税の源泉徴収額、都道府県民税の源泉徴収額を記載する。
・その年の最初の支払いの場合
・その年の2回目以降の支払いの場合
・退職時に退職所得の受給に関する申告書を提出しなかった場合
支払調書とは？
支払調書は報酬などの支払いについて、支払内容、支払額、(あれば)源泉徴収額を記載して、税務署へ提出する文書である。ここでは主だった支払調書について説明して、どのような事項を記載するのかについて説明する。
報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
これは、1年間に支払われた報酬、料金について報告をする書類である。
・作成すべき者
法律に規定されている料金、契約金及び賞金を支払った法人、個人である。
・対象となるもの
ここで、報告する必要のある報酬、料金とは例えば以下のようなものがある。
・弁護士、公認会計士、税理士等の士業に支払った報酬(行政書士など対象外の士業もある)
・原稿料、編集料
・テレビなどの出演料
・プロ野球選手の年俸、プロボクサーのファイトマネー
・広告宣伝のための賞金(懸賞の賞金など)
・馬主に支払う競馬の賞金
・社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
・提出すべきもの
支払った報酬について、一定の金額を超えたものについて税務署に報告するが、金額は以下のように定められている。
・外交員、集金人、電力量計の検針人及びプロボクサー等の報酬・料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬・料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額については50万円
・プロ野球の選手などに支払う報酬、契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額については5万円
・弁護士や税理士等に対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額については5万円
・社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額については50万円
・馬主に支払う競馬の賞金については、その年中の1回の支払賞金額が75万円を超えるものの支払を受けた者については合計額に関係なく報告する
なお、該当するものであれば、個人に限らず、法人なども報告することになっている。
不動産の使用料等の支払調書
家賃や借地に対する地代など不動産の使用料等について支払いをした場合、作成・提出をする書類である。
・作成すべき者
作成するのは法人や、不動産業を営む個人である。
・対象となるもの
不動産や不動産の上にある権利、船舶や航空機等の賃借料
不動産の上に存する権利の設定の対価
・提出すべきもの
同じ人に対して支払った金額が年間で15万円を超えるもの
不動産等の譲受けの対価の支払調書
不動産等の売買で支払いをした場合、作成・提出する書類である。
・作成すべき者
作成するのは法人や、不動産業を営む個人である。ただし、不動産業を営む個人については主に建物の賃貸借の代理や仲介を目的とする事業を営んでいる場合、提出義務はない。
・対象となるもの
不動産や不動産の上にある権利、船舶や航空機等の賃借料
・提出すべきもの
同じ人に対して支払った金額が年間で100万円を超えるもの
不動産の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書
不動産等の売買や貸付のあっせんをした場合、作成・提出する書類である。
・作成すべき者
作成するのは法人や、不動産業を営む個人である。ただし、不動産業を営む個人については主に建物の賃貸借の代理や仲介を目的とする事業を営んでいる場合、提出義務はない。
・対象となるもの
不動産や不動産の上にある権利、船舶や航空機等の売買またはあっせんの手数料
・提出すべきもの
同じ人に対して支払った金額が年間で15万円を超えるもの。ただし、「不動産の使用料等の支払調書」や「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の「あっせんをした者」欄にすでに記載されていて提出している場合には改めて提出する必要はない。
非居住者への支払いに関する支払調書
最近、海外在住の人が来日して業務等を行い、それに対して給与や報酬を支払うことや、海外在住の人が取得した日本の不動産を賃貸物件として出し、家賃を海外の人に支払うことがある。その場合、海外在住の方に対して支払った金銭について、報告することが求められる。
代表的なものとしては以下の2つがある。
・非居住者等に支払われる給与、報酬、年金及び賞金の支払調書
これは、海外在住の方に、給与や報酬などを支払った場合にその支払った金額やその源泉徴収した金額を報告する書類である。
年額が50万円を超える場合は、支払いの翌年1月31日までに税務署に提出しなければならない。
・非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書
これは、家賃等、不動産や不動産に関する権利等の仕様の対価の支払いを非居住者に対して行った場合に、その金額や源泉徴収した金額を報告する書類である。
これも年額が50万円を超えることとなった場合は、支払いの翌年1月31日までに税務署への提出が必要だ。
法定調書の発行者が行う処理
では、そのような書類について、発行者側すなわち支払った側は、何を、いつ、どこに提出する必要があるのか。ここで説明する。
原則年1回1月31日までには提出する必要がある
先に書いたとおり、通常、源泉徴収票や支払報告書については該当する年の分について、翌年の1月31日までに提出する。ただし、ここに挙げたもののうち、退職所得の源泉徴収票については、原則として退職後1ヶ月以内に提出する(退職した翌年の1月31日に提出しても差し支えない)。
給与所得の源泉徴収票・給与支払報告書の税務署等への提出
給与所得の源泉徴収票や給与支払報告書の提出や交付は以下の通りとなっている。
・提出について(税務署)
税務署への提出については必ずしも全員分が必要ではない。提出しなければならないのは以下の通りとなる。
年末調整をした者の場合
a．法人の役員(その年中に役員であった人も含む)で、その年中の給与等の支払金額が150万円を超える者
b．弁護士、司法書士、税理士等については、その年中の給与等の支払金額が250万円を超える者
c．a、b以外ではその年中の給与等の支払金額が500万円を超える者年末調整をしなかった者の場合
a.「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出して退職した者等について、その年中の給与等の支払金額が250万円を超える者。ただし、法人の役員については50万円を超える者
b.同じく、「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出したものの給与等の支払金額が2,000万円を超えたために年末調整を行わなかったもの
c.「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出せずに年間の給与等の支払金額が50万円を超えるもの
なお、提出に際しては、退職所得の源泉徴収票や支払調書とともに給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表にその内容を記載して一緒に提出する。
・提出について(市区町村)
給与支払報告書は支払い相手が住んでいる市区町村あてに提出する必要がある。これは全員について行う。また、この際、市区町村ごとに内容をまとめた給与支払報告書の総括表を添付して提出することになる。
退職所得の源泉徴収票の税務署への提出
退職所得の源泉徴収票は、支払い相手が役員(相談役や顧問も含める)の場合に提出することとなる。なお提出の際は、給与所得の源泉徴収票や支払調書とともに給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表にその内容を記載して一緒に提出する。
支払調書の提出
各種支払調書は、1月31日までに税務署に対して提出する。
なお、提出の際は、支払調書の内容によって給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表、非居住者等に支払われる給与、報酬、年金及び賞金の支払調書合計表などの支払調書の内容をまとめた合計表と一緒に提出する。
給与所得の源泉徴収票の交付
給与所得の源泉徴収票は給料を支払った相手には必ず交付することとなっている。時期は、原則給与を支払った翌年の1月31日まで、ただし退職者の場合は退職後1ヶ月以内に交付することとなっている。
支払調書は税務署以外に発行する義務はない
なお、支払調書は税務署にたいしてのみ提出するものであるため、支払い相手に対しては作成する必要はない。
法定調書の受領者が行う処理
法定調書を受け取った人はこれらをどうすればいいのであろうか。ここではそれについて説明する。
支払調書は必ず受け取れるとは限らない
実は、各種の支払調書は必ず受け取れるとは限らない。先程も書いたとおり、支払調書は事業者が税務署に提出するために作成するものであって、これを相手先に交付する義務はない。多くの会社は交付しているものの、これは慣行で行っているに過ぎない。
では、これを受け取った場合どうすればいいのか。
結論を先に書くと、何もする必要はない。支払調書は確定申告の際に提出する必要はなく、そのまま廃棄しても問題はない。強いて言えば、支払調書の記載金額と自分が計上している金額をあわせて金額が合っているかどうかを確認する程度でよい。本来、支払調書に書かれる金額などは自分自身で記録した上で確定申告するものである。
源泉徴収票は提出する必要がなくなった
支払調書とは違って源泉徴収票は必ず交付されることとなっている。かつては確定申告のときに申告書と一緒に提出する事となっていたが、2019年4月1日以降に申告する場合について源泉徴収票は、給与に関するものも年金に関するものも提出しなくてもいいことになった。
しかし、なくてもいいかといえばそうではなく、確定申告の際は源泉徴収票が手元にないと給与や年末調整で行った各種調整の内容がわからないため、申告書を書くことができない。また市区町村によって対応は異なるが、住民税の申告の際、源泉徴収票を提出しなければならないこともある。この場合、住民税の申告書の提出の際は源泉徴収票を添付して提出することとなる。
源泉徴収票が交付されない場合
2020年の確定申告（2019年分）から源泉徴収票は提出不要となったが、申告のときに資料として必要であったり、住宅ローンの借入時に必要であったりすることがある。源泉徴収票が必要となっているのにも関わらず、それが会社から交付されない場合、どうすればいいのであろうか。
その場合は、源泉徴収票不交付の届出の手続きが定められているので、この手続に則って必要な書類を提出することとなる。提出を受けた税務署はかかる会社に対して何らかのアクションを取ることとなり、源泉徴収票を提出することとなるものと思われる。
源泉徴収票と支払調書によくある誤解
源泉徴収票と支払調書には誤解されている点がいくつかある。
従業員に対する源泉徴収票や会社が取引先に対して任意に交付している支払調書には会社印の押印は必要ない。これは税務署や市区町村に提出する源泉徴収票や支払調書などについても同じことが言える。もともと、それらには印を押す場所が設定されていないため、最初から押す必要がない。
しかし、源泉徴収票や支払調書の概要を報告するための書類である法定調書合計表には会社の代表者の印を押す欄があるので、そちらには押印が必要である。
また、源泉徴収票を本来の目的ではないことで提出が必要なとき、例えば、銀行から住宅ローンなどを借り入れる際に会社印が入っている源泉徴収票を求められたときは、当事者間で決めることであるので会社印の押印が必要となるものと思われる。
源泉徴収票も支払調書も税務署に提出する書類
源泉徴収票も支払調書も税務署に提出する法定調書という書類である。法定調書は源泉徴収票や支払調書以外にも多くの種類があり、発行者は、支払った内容について対象年の翌年1月31日までに法定調書を税務署に提出すればよい。支払先や従業員全員に発行する義務はない。
源泉徴収票と支払調書の違いは、源泉徴収票は給与、退職金や公的年金について年内の支払額、源泉徴収税額等を記載するものであるのに対し、支払調書は報酬などの支払いについて、支払内容、支払額、源泉徴収額を記載したものであるということを覚えておくとよいだろう。
文・中川崇（税理士）
