社内コミュニケーションが停滞してしまう原因と改善策を解説

会社に限らず、円滑な人間関係を築くことは組織の活性化に欠かせない。職場でのコミュニケーションが停滞していると活気がなくなり、社員のモチベーションを下げる要因になる恐れもある。

本記事では、中小企業の社内コミュニケーションが難しい理由や、円滑な人間関係を築くためのポイントなどについて解説する。

コミュニケーションが難しい理由とは？

中小企業に限らず、社内コミュニケーションが難しいと感じるのにはさまざまな要因がある。

多くの人が自分の主張を優先するため

コミュニケーションがうまくいかない理由の一つが、自己主張が強すぎて相手の主張を受け入れないという一方通行の関わりをしてしまうことだ。

コミュニケーションは双方向のやり取りによって成立するため、伝える側が一方的に関わるだけでは良好な関係性が築けない。自分の意見だけを主張し、相手の反応に配慮しないような関わり方では人間関係が破綻してしまうだろう。

相手の反応を気にし過ぎるため

相手の反応を気にして自己主張をあまりしない場合も、コミュニケーションは成立しない。

自分の考えを否定されることを恐れたり、過去に意見に賛同されない苦い経験をしたりして、心のキャッチボールができなくなっている人も多い。

力関係に差があり過ぎて相手に萎縮されてしまうため

経営者や役員、管理職層などが部下のコミュニケーションに苦労する要因の一つが、立場の差による相手の萎縮だ。

どれだけ経営者が社員にフランクに接したとしても、社員は立場の違いを意識するものだ。特に、経営者と社員の接触機会が少ない会社では、心理的な距離が縮まりにくいだろう。

コミュニケーションに苦手意識を持たないための心構え

コミュニケーションは、人によっては非常に難しいものと捉えられることが少なくない。ここでは、苦手意識を持たないための心構えを紹介する。

考え方や受け止め方は人によって異なると知る

どれだけ自分の意見や感情を相手に丁寧に伝えたとしても、100％自分の思う通りに伝わることはないと認識しておこう。

相手はそもそも自分とは異なる価値観を持つ人物であり、だれでも認知のゆがみがあるため、全てに共感を得られるとは限らない。

また、ゆとり世代やZ世代などの定義に縛られて自分と考え方が異なることを時代のせいにせず、先入観を持ちすぎない意識も大切だ。

まずは聞き手に回ることを意識する

コミュニケーションは双方向のやり取りなので、まずは自分が聞き手に回ってみるのもいいだろう。

自分の意見や考えを伝えることが苦手ならば、まずは相手の意見を聞くことに集中しよう。そのあとで自分の考えや答えを丁寧に返して関係性を構築し、徐々に自分からアプローチしていく機会を増やしていけばコミュニケーション力を高められるだろう。

コミュニケーション方法は会話だけではないと知る

人に言葉だけで意図を伝えることが苦手ならば、身振りや手振りによる非言語コミュニケーションを織り交ぜてみよう。

コミュニケーションには「言語」と「非言語（ノンバーバルコミュニケーション）」があり、ジェスチャーや表情、声のトーンなどで相手に感情を伝えられる。

言語で伝わりにくい感情を表情や声のトーンなどで補うことで、相手とのコミュニケーションのレベルを上げられるだろう。

ポジティブな反応を意識的に行う

人とコミュニケーションを取るときはポジティブな反応を意識しよう。

相手と会話をしていて自分の話に否定的な反応が現れたら、これ以上コミュニケーションを取りたくないと思う人は少なくないだろう。まずは、相手に言葉や非言語コミュニケーションでポジティブな反応を返すことを心がけ、良好な人間関係を築くことを心がけよう。

明日からできる職場のコミュニケーションを改善する方法

職場のコミュニケーションを改善するためには、経営者自らが社員との関わり方をより良くするために行動しなければならない。ここでは、明日からでも取り組める社員との関わり方を紹介する。

話しやすい雰囲気は自分からつくる

話しやすい雰囲気は、経営者自らがつくる意識を持とう。

中小企業は経営者や役員と社員の距離が近いが、立場の違いを感じて萎縮している社員は少なくない。社員と接する際には笑顔を意識し、まずは自分から挨拶したり雑談したりして、心理的な距離を縮めようとする心掛けが大切だ。

性格診断ツールの力を借りて相互理解を深める

前述の性格診断ツールを利用して、社員の自己理解や相互理解のためのサポートツールとして役立ててみよう。

社員同士がお互いのコミュニケーションの傾向を理解する際には、年齢や社会経験の差があり、人によっては先入観で他者を判断することも少なくない。

性格診断ツールの力を借りながら、客観的な評価を参考に自分と他者を知り、円滑なコミュニケーションを意識するためのきっかけを作ってみよう。

相手にどう伝わったかを意識してコミュニケーションを振り返る

コミュニケーションが双方向でのやり取りで成立することを理解し、自分が伝える内容ではなく、相手にどう伝わったかを確認することが大切だ。

伝える側は話す内容の意味や感情面を意識して相手に伝えるが、その意図や感情を相手が理解しているとは限らない。

相手の反応を見ながら正しく伝わっているか判断し、時にはどのように伝わっているか確認しながら、自分のコミュニケーションの癖を修正していこう。

コミュニケーションツールを導入する

社員とコミュニケーションをとる機会や手段が少ない会社ならば、手軽に社内連絡ができるSNSやビジネスチャットを導入しよう。

ビジネス向けのチャットツールには「Chatwork」や「Slack」などがあり、メールよりも素早く情報交換ができるため、社員とのコミュニケーション回数を増やせるだろう。

イライラしても6秒間耐える意識を持つ

社員にイライラしてしまう事態が起こっても、6秒間耐えて怒りを抑える意識が大切だ。

社員との人間関係を崩壊させかねないのが、経営者からの一方的な叱責である。社員のミスなどに対して感情のままに叱責しては、教育や指導ではなくパワハラになりかねない。

感情がすぐ表情や言葉に出やすい人は、自分の怒りの感情をコントロールする「アンガーマネジメント」を意識しよう。人の怒りの感情は6秒ほどで収まると言われている。「6秒数える」「一旦その場を離れる」などして感情を抑え、冷静な気持ちで相手と相対することが大切だ。

社内コミュニケーション改善のために自分の行動を見直そう

中小企業のような小さい組織では、人間関係のトラブルが収益にまで影響を及ぼす恐れがある。性格診断ツールの力を借りながら社内コミュニケーションの実態を確認しよう。そのうえで社員同士の相互理解を促し、配慮し合えるような環境を構築することが大切だ。

まずは、経営者自らがコミュニケーションの取り方を振り返り、社員と信頼関係を築く関わり方を意識しよう。

文・隈本稔（経営・キャリアコンサルタント）