(本記事は、戸田 覚氏の著書『おうち仕事術 テレワークを最適化する50のテクニック』＝翔泳社、2020年10月19日刊=の中から一部を抜粋・編集しています)
連絡には電話を使わない効率化の第一歩
電話は、仕事のコミュニケーションツールとしては好ましくありません。10年以上前に出版した本の中でも、「電話はなるべく使わない」と書いてきました。もちろん、僕は、電話はほとんど使いません。
当時はメールと電話がコミュニケーションツールの主役でした。ところが最近は、ビジネスチャットやWeb会議サービスも登場しています。遠隔地とのコミュニケーションの手段が増えているわけです。
その結果、さらに電話を使う機会が減っています。電話より優れたツールばかりだからです。
なぜ電話を使うべきではないのか？
なぜ、電話を使わないほうがよいのでしょうか。これはもう、単純な理由です。電話を掛けるということは、相手の時間を奪うことになるからです。電話を掛ける際に、相手が何をしているかはわかりません。たとえば、「企画書を送ってほしい」という用件があるとします。会社でなら、相手の様子がわかりますから、手の空いていそうなときにちょっと伝えればよいだけです。
ところが、おうちで仕事をするようになると、相手の様子はわかりません。電話を掛けて伝えるとしても、相手は重要な書類を作っていたり、他の人と電話中かもしれません。重要なWeb会議でも実施していたら大変な迷惑になります。
では、同じ内容をビジネスチャットで伝えるとどうでしょう。相手は、空いている時間にひと目見て内容を理解し、必要なら返事を送ってきます。
また、あなた自身も電話を掛けて、相手が出るのを待つという面倒な作業をしなくて済みます。
各種コミュニケーションツールは、次のように使い分けることをおすすめします。
ひとことで済む連絡や、やりとりの回数が多くなるテキストによる打ち合わせは、ビジネスチャットが便利です。相手の時間を奪わないからです。
たとえば、自分が出席しなかった商談の状況を聞くようなケースでは、電話を使ったほうがよいケースもあります。どんな感触だったのか、テキストでは伝わりにくいニュアンスを知りたいケースです。また、うまくいった商談を祝いたいときにも電話がいいでしょう。
電話を使うときには、「15時までは席にいるので電話してください」などと伝えるのがおすすめです。また、僕は朝、会社のメンバーに電話を掛けることが多いと伝えています。在宅でも元気で仕事をしているか、声も聞きたいので電話を掛けるわけです。
一昔前は、しっかりした打ち合わせにも電話を推奨していましたが、今やWeb会議を使ったほうが便利です。
『おうち仕事術 テレワークを最適化する50のテクニック』
テレワークで最大限の成果を出す仕事術とは。オンラインでのコミュニケーションや会議、作業などに使える各種ツールの選び方や上手に使うための方法、自宅でやる気を持続させる秘訣などを紹介します。
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