コミュニケーションとは？　意味や意識すべきポイントを簡単に解説

コミュニケーションとは、言葉や文字、動作などを通してお互いの意思疎通を図る行為であり、会社組織でもなくてはならないものだ。良好な人間関係が築けていない職場では、風通しが悪く社員の士気も上がりにくいだろう。

本記事では、中小企業で求められるコミュニケーションや社内で円滑な人間関係を構築するためのポイントなどについて解説する。

コミュニケーションの意味は？

コミュニケーションとは、情報や考えなどを人々が互いに交換するプロセスを指す。伝達するものには意思や感情なども含まれており、意思の疎通や心の通い合いという意味でも使われている。

通常、コミュニケーションは以下の要素から成り立っている。

1. 送信者：情報や意思を伝える人
   
2. メッセージ：伝えられる情報そのもの
   
3. 受信者：情報を受け取る人
   
4. チャネル：情報が送られる媒体（言葉、文字、動作など）
   
5. フィードバック：受信者から送信者への反応

コミュニケーションは会話やメールなどの文章、体の動き（ノンバーバルコミュニケーション）によって行われ、これら全てが送信者から受信者に送られてフィードバックを得られることで完結する。

コミュニケーションの目的は、情報を効果的に伝達し、相手が理解して何らかの反応をすることであり、一方通行ではなく双方向での人間同士の関わりで成立する行為だ。

小さい組織だからこそ人間関係が重要

コミュニケーションは人間同士の双方向の関わりで成立するものなので、人間関係が大きく影響する。

中小企業のような小さな組織では、そもそも職場で関わる社員の数が限られるため、特定の社員同士の人間関係が悪くなってコミュニケーションがうまくいかなくなると、業務がスムーズに連携できなくなるといった悪影響を及ぼす可能性がある。

また、職場の雰囲気が悪くなる恐れもあり、他の社員のモチベーションの低下につながりかねない。

小さな組織だからこそ、社員同士の人間関係には特段の注意を配る必要がある。

円滑なコミュニケーションは働きやすさにつながる

コミュニケーションが円滑な職場は、社員にとっても働きやすい環境と受け止められている。

「中小企業白書（2017年版）」によると、社員が職場での働きやすさを感じる要素として、経営者の振る舞いについては「経営者・経営幹部と従業員の意思疎通が円滑」が2位だった。

また、従業員同士のコミュニケーションについて上位に挙がっている回答は、「上下関係に縛られず意見を出しやすい」「従業員間のコミュニケーションが活発」である。

つまり、社員は同僚や上司と円滑なコミュニケーションが取れている職場を働きやすいと感じており、人間関係は経営において重要な要素の一つであることが分かる。

円滑なコミュニケーションに必要な4つのこと

社内での円滑なコミュニケーションを実現するために必要な要素は次の4つである。

1.相手の話を聞く傾聴

傾聴とは、相手の話を否定したりさえぎったりせず、オープンマインドで寄り添いながら関わることを指す。

傾聴力が備わっている人は、アイコンタクトやジェスチャーを行いながら適切な質問を投げかけ、話し手の感情に共感するなどの方法で自身の関心を示せる。

2.相手の感情への共感

共感とは、相手の視点に立って気持ちや考えなどを理解し、共有することを指す。

共感力が高い人は相手の経験や価値観を尊重し、感じていることを理解しようという姿勢で関われるため、信頼感を得やすい。

3.自分の考えを伝える伝達

伝達とは、情報や感情を相手に効果的かつ正しく伝えることを指す。

伝達力が高い人物は、相手にメッセージが正確かつ効果的に伝わるように、言葉、声のトーン、ボディランゲージなどを適切に使い分けられる。

4.自分の対人コミュニケーションのクセを知る

自分の対人コミュニケーションの癖を客観的に知ることも大切である。自分の話し方や言葉の選び方は普段意識していないため、相手にどのような印象を与えているかわからないものだ。相手の受け止め方によっては意思疎通がうまくいかないこともある。

自分の普段の言葉遣いや振る舞いの癖を知ることで、相手の反応に合わせてより効果的なコミュニケーションが取れるように修正できるだろう。

コミュニケーションの改善で意識すべき4つのポイントを簡単に解説

人との関わり方に明確な正解はないが、改善すべきポイントはそれぞれに抱えているだろう。ここでは、自身のコミュニケーションを改善する際に、意識すべきポイントを解説する。

1. 相手に合わせてコミュニケーション方法を変える

相手の性格を考慮して、コミュニケーションを変える意識を持ってみよう。

例えば、エニアグラムタイプ6のように不安を抱えやすい人に仕事を依頼する際は、仕事の目的や手順、ゴールをより具体的に説明することで不安を払拭でき、さらに定期的にフォローすれば信頼感を得られるだろう。

自分のコミュニケーションの癖や傾向に注意し、相手のペースに合わせ頷きながら共感を返して接するといった心がけが大切だ。

2. 話しやすい雰囲気は自分から作る

コミュニケーションを活性化させるためには、自ら話しやすい雰囲気をつくる意識が欠かせない。

社員によっては経営者や上司などに萎縮して、コミュニケーションを避ける人も少なくない。目上の立場にいる人が、自ら社員の名前を呼びながら笑顔で挨拶するなど、話しやすい雰囲気を作って良好な人間関係を築けるよう関わっていこう。

イライラして気持ちが落ち着かない時は話しかけるのを避けるなど、フラットな気持ちで関われるように気持ちを整えることも大切だ。

3. さまざまなコミュニケーションツールを利用する

リモートワークが多く社員同士のコミュニケーション取りにくい職場ならば、手軽に業務連絡や雑談ができる「Chatwork」のようなツールを導入しよう。

対話やメールなどでは話しにくい内容も、チャット内では語りやすくなることもある。気軽に意思疎通ができるツールを利用することでお互いの接触機会が増え、連帯感を高められるだろう。

4. 直接対話する回数を増やす

1on1ミーティングのような機会を活用して、経営者や管理職などのマネジメント層と社員が対話する機会を増やすのもおすすめする。

ヤフー株式会社では、週に1回30分の1on1ミーティングで社員の業務内容の共有や上司からのフィードバックを行っており、社員の成長につなげる機会を設けている。

ただし、お互いの信頼関係が築けていなければ逆効果になる可能性が高いため、マネジメント層は普段から社員との接し方に配慮する意識が欠かせない。

自己理解と他者理解を通してコミュニケーション力を育もう

コミュニケーションは発信者と受信者の関係によって成り立つため、お互いに配慮が足りなければ成立しない。コミュニケーションの癖は人によって異なり、無意識的に偏った関わり方をしている人が少なくないため、一朝一夕で改善できるものではない。

性格診断ツールを使って、経営者や社員がそれぞれの性格や行動パターンを把握し、お互いに相手の話を傾聴する意識を持つことから始めてみてはいかがだろうか。

文・隈本稔（経営・キャリアコンサルタント）