普及が進んだもののまだまだ課題の多いテレワーク。その中でも、テレワークを行いづらい部門の不公平感に注目しました。今回は、紙文化や専用ソフトウェアの利用など業務上の理由から、特にオフィスでの作業が多い「経理部門」の在宅勤務を妨げる要因と解決策を明らかにしていきます。
経理はテレワークできない・・・？
新型コロナウイルスの流行により、テレワークは急速に普及しています。
みなさんの職場でも、テレワーク勤務が当たり前になりつつあるのではないでしょうか。
Web会議システムやチャットツールなどの普及により、様々な業種や職種でテレワークは拡大しています。
内閣府『第３回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査』
内閣府の調査からも分かるように、テレワーク実施頻度は高まっております。
また情報通信業はやはり高いテレワーク実施率となっていますが、金融・保険・不動産業も業種別で見ると比較的高いテレワーク実施率となっています。今後もテレワークの推進やオフィスを削減して様々な場所で働けるようにするなどの動きが進むでしょう。
しかし、経理部門ではテレワークが普及していないと言われています。
なぜ経理部門ではテレワークを実施しづらいのでしょうか。
原因を探ってみましょう。
経理がテレワークを導入できない原因は、○○にある！？
経理業務はオフィスでの作業が必要なため、出社を余儀なくされているケースが多くあります。その主な原因は以下の３つと言われています。
・根強い紙文化 ～請求書、帳票、契約書… ～
経理の現場では、特に「紙」の存在が非常に大きく、紙ベースでの書類管理やハンコ文化が現在も継続しています。それに伴い、請求書や契約書類の作成、押印、発送、受け取りなど紙を使ったワークフローが多く存在しています。
・会計専用ソフトがインストールされた固定PCじゃないと作業できない…
取引先への振込や社員への給与振込などの支払い処理も、経理の重要な業務の１つです。しかし、これらのほとんどは、専用ソフトをインストールする必要があるため、オフィスにある固定PCでしか作業することができません。そのため、テレワークを推進しようとしても、誰か１人は出社して処理を行う必要があります。
・セキュリティが不安…
経理業務では、社内のあらゆる機密情報を取り扱うので、セキュリティ面で特に注意する必要があります。そのため、扱う金額が大きい支払い業務の場合や、個人情報を取り扱う業務においては、不正が起きないような環境で取引することが特に求められます。
このように、経理部門がテレワークを導入できない原因は様々あります。
“クラウド“ で経理のテレワーク？
これらの課題をふまえ、経理部門がテレワークを実現するにはどうしたらいいのでしょうか。
セキュリティを確保しながらテレワークを実現するポイントは「クラウド化」にあります。
具体的には、３つのクラウド化を進めていきましょう。
・書類管理のクラウド化
まずは、紙ベースでの業務をデジタル化しましょう。
請求書や伝票、契約書や領収書など様々な書類をPDFなどで電子化していく必要があります。そしてデータ化したものはクラウドストレージに保管しましょう。
クラウドストレージに保管すれば、ネットワーク経由で、どこからでも必要なファイルにアクセスできるようになります。
また、データ消失のリスクを軽減できたり、同じファイルを共同で編集できたり、セキュリティ・利便性の向上も期待できます。
・会計ソフトのクラウド化
クラウド会計ソフトを使うことで、インターネット環境があればどこでも使用でき、複数名での同時処理も可能になります。
インストール型の会計ソフトと比べると、初期の導入費用が比較的低価格であるのに加え、PCとブラウザさえあれば簡単に導入できます。データをWEB上に保管することになるため、盗難や紛失などの心配がありません。また、メンテナンスや保守の手間も不要です。
例えば、freee（フリー）の「クラウド会計ソフト freee」 やマネーフォワードの「マネーフォワード クラウド会計」などのクラウド会計サービスがあります。
利用形態やサポートの質などで比較検討しましょう。
・銀行取引のクラウド化
各銀行では固定のPCからではなく、インターネット経由で取引ができるインターネットバンキングサービスを提供しております。
例えばNTTデータでは「BizHawkEye」というマルチバンクサービスを提供しており、このサービスはインターネット経由で、自宅のPCから複数の金融機関との取引を行うことができます。
セキュリティ対策は各サービスで異なりますが、「ユーザー端末の乗っ取り」や「なりすまし」の対策としての認証機能や、ユーザーごとの権限設定や管理者承認をシステム内で完結させるワークフロー機能を備えているものも多いです。
クラウド化でテレワークって実際どうなの？
クラウドサービスの利用はテレワークの推進以外にも以下のメリットがあげられます。
・導入企業によるメンテナンスは不要なため、運用・管理に関するコスト削減
・他のサービスとの連携や自動化など便利な機能を利用した業務の効率化や生産性の向上
・非常時におけるBCP（事業継続計画）対策として事業継続性の向上
この他にも、クラウドサービスを利用し企業としてテレワークを推進していることを社外にアピールすることで、優秀な人材が集まりやすくなるという副次効果も狙うことができます。
一方、どんなにメリットが多くても、「クラウドってやっぱりセキュリティが不安…」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。
クラウドサービスを利用するということは、クラウドサービスを提供する企業に重要なデータを預けることになります。ご不安を感じるのも当然のことと思います。
ですが、クラウドサービスを提供する企業では、預かったデータを設備の整ったサーバやデータセンタで運用しています。つまり、セキュリティのプロにデータを管理してもらうことができるのです。
自社で常にセキュリティ環境をアップデートする人的コストを考慮すると、結果としてはクラウドサービスのほうが効率よく強固なセキュリティ環境を確保することができるのです。
まとめ
今後ますますテレワークの普及が加速していく中で、部署のかたよりをなくし、不公平感を取り除いていくことが課題となってきます。紙文化・固定PCの業務・セキュリティへの不安などの経理業務のテレワークへの障害を、クラウドサービスを利用して解決しましょう。 また、クラウド導入はテレワーク推進だけではなく、経理のコストとセキュリティ管理の手間の削減にもつながります。
クラウドサービスを活用したテレワークの導入で、「ニューノーマル」の経理業務を！！
